Best Practice #1 – Treffpunkt Leben-Gemeinde

Die Kirchengemeinde „Treffpunkt Leben“ in Erkrath ist heute gut organisiert. Ein Ort, an dem viele Menschen zusammen kommen, braucht schließlich eine transparente Verwaltung. Doch das war nicht immer so, wie Herr Aegerter, der „Taskmanager“ der Gemeinde, uns berichtet.

Bei den kontinuierlich anfallenden Reparaturarbeiten rund um die Gebäude der Gemeinde ergeben sich stets neue Aufgaben. Aufgaben, die aus unterschiedlichen Richtungen delegiert und dann von unterschiedlichen Menschen ehrenamtlich erledigt werden. Dabei den Überblick zu behalten, ist offenkundig schwierig.

Früher kam es vor, dass Aufgaben vergessen wurden oder im Trubel einfach untergingen. Das sollte in Zukunft nicht wieder passieren. So hat sich Herr Aegerter kurzerhand auf die Suche nach einem Aufgabenverwaltungstool gemacht. Wichtig war ihm vor allem, dass es für jedes Gemeindemitglied leicht und intuitiv zu bedienen ist. Als er dann auf teamelio aufmerksam wurde, war er schnell überzeugt. Auch die Tatsache, dass alle bei teamelio.com eingegeben Daten in Deutschland gehalten werden, bestärkte ihn in seiner Annahme, mit teamelio das Richtige gefunden zu haben. Herr Aegerter musste dann nicht mehr viel tun, um die Zustimmung der Kirchengemeinde zu gewinnen.

Mit teamelio können in Erkrath nun alle aufkommenden Aufgaben gebündelt werden. Um sie dann ohne Schwierigkeiten und Irritationen, mit voller Nutzung der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zu bearbeiten, zu verteilen und einfach zu lösen.

Eine Aufgabe, die einmal bei teamelio erfasst wurde, geht nie wieder verloren. Auch in Erkrath nicht.

Interview

1. Wie haben Sie teamelio.com kennengelernt?

Ich habe aktiv nach einer Aufgabenverwaltung gesucht über Google.

2. Was hat Sie dazu bewegt, mit teamelio zu arbeiten?

Ich sah mir verschiedene Lösungen an. teamelio war am interessantesten und schien mir auch intuitiv bedienbar. Viele der User, die mit mir zusammenarbeiten, sind keine ausgesprochenen EDV Experten. Somit war mir wichtig, dass die Bedienung einfach ist. Zum anderen war es möglich, teamelio kostenlos zu testen. Datenhaltung in Deutschland ist mir auch wichtig.

3. Wie sieht Ihr (täglicher) Umgang mit teamelio aus? Wie häufig nutzen Sie teamelio?

Mit teamelio verwalte ich die einzelnen Reparaturarbeiten und Rückmeldungen bei uns in der Kirchengemeinde. Die einzelnen Tasks (=Reparaturarbeiten) werden dann von mir oder anderen Freiwilligen abgearbeitet. Zum einen Teil eigenständig, wenn die Mitarbeiter Zeit haben, zum anderen Teil gebündelt in gemeinsamen Samstagsaktionen.

4. Wie sieht Ihr Arbeitsumfeld bei teamelio aus?

Ich bin für die Gebäude einer freikirchlichen Gemeinde zuständig. Die anderen User sind wie ich ehrenamtlich tätig. Ich komme aus dem IT-Umfeld und kenne daher Workflowtools wie z.B. Mantis. Es gibt andere Teams wie z.B. das Putzteam oder Pastoren, die uns Reparaturarbeiten einstellen.

5. Bei welchen Aufgaben hilft Ihnen teamelio?

Bei Reparaturarbeiten an den Gemeindegebäuden und beim Bündeln der Anfragen.

6. Inwieweit hat sich Ihre Aufgabenverwaltung durch teamelio verändert?

Aufgaben werden nicht mehr vergessen. Die Aufgaben kommen aus unterschiedlichen Richtungen und konnten dabei gerne auch „untergehen“. Einmal in teamelio, wird die Aufgabe nicht vergessen. Eine simple To-Do-App wäre zu klein dafür.

7. Haben Sie Verbesserungsvorschläge?

Eine einfache Zeiterfassung wäre super – damit man je Task den Zeitaufwand erfassen kann.

Zum Verteilen der Aufgaben wäre es auch gut, wenn ich die Ressourcen definieren könnten, z.B. „2 Personen“ + „ca. 2h“. Ggf. auch den Materialeinsatz „Montagekleber, 4x Schrauben 5cm“ und die benötigten Werkzeuge „Bohrhammer, Kartuschenpresse, Spachtel, Schraubenzieher“. Das muss keine Stückliste sein, sondern einfache Textfelder char(255), die dann auch auf einer Liste mit ausgedruckt werden können.

An verschiedenen Samstagen habe ich mehrere Mitarbeiter, die gerne Aufgaben erledigen. Dann sind Listen mit: Task#/Titel/Beschreibung/Kommentare/benötigte Werkzeuge/„2 Personen“ /„ca. 2h“/Materialeinsatz: „Montagekleber, 4x Schrauben 5cm“/Werkzeuge: „Bohrhammer, Kartuschenpresse, Spachtel, Schraubenzieher“ recht praktisch. Und später wäre es gut, wenn ich die aufgewendeten Stunden in einem Report auswerten könnte.

Vielen Dank für das Interview Herr Aegerter

 

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