Diese 10 Top Tipps für erfolgreiche Aufgabenverwaltung helfen Ihnen, Ihre Aufgaben klar, effizient aufzubauen, zu verwalten und auszuführen. In kurzen Abschnitte wird hervorgehoben, wo es zum Beispiel bei Prioritäten, Prozessablauf oder Risiken auf das Wesentliche ankommt, um souverän Aufgaben im Team zu verarbeiten.
1. Klare und kurze Aufgabentitel
Die tägliche Arbeit im Team führt dazu, dass man Tag für Tag sehr viele Aufgaben verarbeiten muss. Produktiv zu sein bedeutet auch, sich klar und eindeutig auszudrücken. Wichtig zu beachten ist, dass man kurze und präzise Informationen vermittelt.
2. Aufgaben in Prioritäten aufteilen
Ob es die ABC-Methode, das Eisenhower Prinzip, der Pareto Ansatz ist, Aufgaben sollten in Prioritäten aufgeteilt werden, sonst wird die dafür aufgewendete Zeit nicht effizient verwendet. Eine strukturierte Unterscheidung der Wichtigkeit von Aufgaben erweist sich als außerordentlich hilfreich.
3. Inhalte und Prozesse vorab definieren
Egal ob in Wort und Schrift, Bild und Ton, per Zeichengebung, und auf viele andere Arten, eine klare, konkrete und verständliche Aufgabenstellung ist der Schüssel für eine erfolgreiche Aufgabenverwaltung. Prozesse und Inhalte zwischen Sender und Empfänger müssen vorab vereinbart sein und keinen Interpretationsspielraum übrig lassen.
4. Ziele realistisch im Team abschätzen
Eine Kette ist immer so stark wie ihr schwächstes Glied , besagt ein Sprichwort. Das gilt auch für die Stärke und Geschlossenheit eines Teams. Ein schlecht organisiertes Team bremst nicht nur den Workflow aus, sondern richtet im schlimmsten Fall auch langfristig Schaden an.
5. Gefahren und Risiken früh erkennen
Vor und während der Augabenbewältigung ist es essentiell eine stetige Kommunikation zwischen Sender und Empfänger zu halten über Machbarkeit, Status, Fortschritt und Umsetzung zu betreiben. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Aufgabenbearbeiters den Bearbeitungsstand transparent zu gestalten, um etwaige Risiken zu vermeiden.
6. Verantwortliche ernennen und Aufgaben delegieren
Kennen Sie die Kompetenzen der Mitglieder Ihres Teams? Versuchen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu ermitteln, um danach passende Aufgaben an die Mitglieder zu delegieren, die die Aufgaben am besten erledigen können, der die Voraussetzungen hierfür erfüllt.
7. Arbeitsplan abstimmen und Ablauf überwachen
Erstellen Sie einen Arbeitsplan mit einer Rangfolge Ihrer Ziele und Werte als Voraussetzung, einer Aufteilung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, und mit der Verteilung der Aufgaben innerhalb Ihres Teams. Kontrollieren Sie den Bearbeitungsstand in kurzen Abständen und sorgen Sie dafür, dass möglichst wenige Themen ein zweites Mal wiedervorgelegt werden müssen.
8. Persönliche Meetings vereinbaren
Der persönliche Kontakt ist wichtig, aber behalten Sie ein gesundes Gleichgewicht beim Berufen von Meetings. Sorgen Sie dafür, dass jede Sitzung gut vorbereitet ist, und machen Sie am Ende grundsätzlich eine kurze Manöverkritik – dies hilft jedem Teilnehmer, um die Situation ganzheitlich zu bewerten.
9. Transparente Kommunikation betreiben
Systematisches Aufgabenmanagement ist eng mit konsequentem Zeitmanagement verbunden. Abschluss sowie Arbeitsbeginn als auch der Fortschritt sollte erkennbar sein und transparent kommuniziert werden. Einige bewährte Methoden finden sich unter dem Begriff Selbstmanagement.
10. Probleme schnell beseitigen und Aufgaben lösen
Die Bearbeitung und Entwicklung von Aufgaben können Probleme beherbergen, die oft nicht früh genug erkannt werden, weswegen es sinnvoll ist, diese nachhaltig zu überwachen. Entstehen Probleme, dann dürfen diese nicht ignoriert und verschoben werden – es muss entsprechend gegengesteuert werden, um die Erwartungen wieder zu erfüllen.
Infografik zum Download:
Interessante Links
- http://www.beyourbest.de/zeitmanagement/prioritaten-setzen/
- https://de.wikipedia.org/wiki/Aufgabenmanagement
- https://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip
- https://de.wikipedia.org/wiki/Selbstmanagement
- Ein schöner Blogbeitrag von Delifina ist hier zu lesen: https://nozbe.com/de/blog/short-tasks/
